Постановление Администрации города Лабытнанги от 17.07.2015 N 580 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги муниципальной услуги "Исполнение тематического запроса организации или гражданина"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 июля 2015 г. № 580

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ (МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ) АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ЗАПРОСА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ГРАЖДАНИНА"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", руководствуясь ст. 33 Устава муниципального образования город Лабытнанги, Администрация города Лабытнанги постановляет:
1. Утвердить Административный регламент предоставления архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Лабытнанги муниципальной услуги "Исполнение тематического запроса организации или гражданина", согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившими силу постановления Администрации города Лабытнанги:
от 08.04.2011 № 195 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги (муниципальным архивом) муниципальной услуги "Исполнение тематического запроса организации или гражданина";
от 14.05.2013 № 260 "О внесении изменений в Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги (муниципальным архивом) муниципальной услуги "Исполнение тематического запроса организации или гражданина".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Лабытнанги.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации, управляющего делами Администрации города Лабытнанги Андрееву И.А.

Глава Администрации
О.Л.ЧЕРЕВКО





Утвержден
постановлением Администрации
города Лабытнанги
от 17 июля 2015 г. № 580

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ (МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ)
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ТЕМАТИЧЕСКОГО ЗАПРОСА ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ ГРАЖДАНИНА"

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение тематического запроса организации или гражданина" (далее - Административный регламент, муниципальная услуга) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон № 210-ФЗ), в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Круг заявителей.
Заявителями являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители (далее - заявители), обратившиеся на законных основаниях за получением и использованием информации, предоставляемой на основе архивных документов.
Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе) или лицо, наделенное полномочиями выступать от имени субъекта персональных данных.
1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
1.3.1. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией города Лабытнанги и непосредственно реализуется через архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги (далее - архивный отдел, отдел).
Администрация города Лабытнанги расположена по адресу: 629400, ЯНАО, г. Лабытнанги, площадь В. Нака, д. 1, телефон: (34992) 57070 (внутр. 1041), факс: (34992) 50903, адрес интернет-сайта Администрации: adminlbt.ru, адрес электронной почты Администрации: mail@adm.lbt.yanao.ru.
Архивный отдел располагается в здании Администрации города Лабытнанги (кабинеты 133, 137, 138), по адресу: 629400, ЯНАО, г. Лабытнанги, площадь В. Нака, д. 1,
телефон: (34992) 57070 (внутр. 1120, 1122, 1123),
факс: (34992) 57070 (внутр. 1723),
адрес электронной почты архивного отдела: arch@adm.lbt.yanao.ru.
График работы архивного отдела, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных ст. 112 Трудового кодекса Российской Федерации:

понедельник
08:30 - 18:00
вторник - пятница
08:30 - 17:00
перерыв на обед
12:30 - 14:00
суббота, воскресенье
выходные дни

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы архивного отдела изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).
График приема заявителей в архивном отделе (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

вторник
08:30 - 17:00
четверг
08:30 - 17:00
перерыв на обед
12:30 - 14:00

1.3.2. Информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления производится:
непосредственно специалистами отдела;
с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: телефон: (34992) 57070 (внутр. 1120, 1122, 1123),
электронный адрес почтового ящика E-mail: arch@adm.lbt.yanao.ru,
посредством размещения в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Региональный портал) и/или "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал), на Официальном Интернет-сайте Администрации города Лабытнанги, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на стендах в помещении Администрации города Лабытнанги.
1.3.3. Для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
в устной форме лично или по телефону к специалистам отдела, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
в письменной форме лично или почтой в адрес архивного отдела;
в письменной форме по адресу электронной почты архивного отдела и Администрации города Лабытнанги.
1.3.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устной и письменной.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 10 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
1.3.5. Ответ на обращение дается в течение 10 дней со дня регистрации письменного обращения в архивном отделе.
Специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
Ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником отдела (уполномоченным им лицом) и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия заинтересованного лица, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.
Исполнение тематического запроса организации или гражданина.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальную услугу по исполнению тематического запроса организации или гражданина предоставляет архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги.
Сотрудники архивного отдела не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
предоставление информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
направление запроса по принадлежности;
отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путем получения заявителем:
информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
уведомления о направлении запроса по принадлежности;
уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса заявителя в архивном отделе.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок рассмотрения может быть продлен начальником отдела либо уполномоченным им лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.06.2014 № 440 "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Лабытнанги".
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Для получения муниципальной услуги заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации на бланке установленной формы согласно приложению № 1 к Административному регламенту лично, либо через уполномоченного представителя, либо направляет в адрес архивного отдела письменный запрос, используя средства почтовой связи, по электронной почте, либо с момента реализации технической возможности в форме электронного документа с использованием Единого портала и/или Регионального портала.
В поступившем в архивный отдел запросе заявителя должны быть указаны:
для юридических лиц - наименование юридического лица на бланке организации, фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, его контактный телефон;
для физических лиц - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии) и способ направления;
почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса;
подпись и дата.
Заявитель прилагает к запросу копию документа, подтверждающего право получения конфиденциальных персональных данных (копию паспорта или иного документа, подтверждающего личность), и документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя, в случае если запрос подается представителем заявителя.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
Для получения результата муниципальной услуги посредством личного обращения заявитель представляет следующие документы:
документ, удостоверяющий личность;
доверенность, выданную в установленном законодательством Российской Федерации порядке на предоставление интересов заявителя.
Специалисты отдела не вправе требовать от заявителя представления иных документов, не указанных в перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7. Основание для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов отсутствуют.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
несоответствие запроса требованиям настоящего Административного регламента;
отсутствие запрашиваемой информации.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга оказывается на безвозмездной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
При личном представлении запроса заявителя время ожидания в очереди должно составлять не более 15 минут. Прием заявителей осуществляется в установленные настоящим Административным регламентом дни.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Поступивший в архивный отдел письменный запрос заявителя регистрируется специалистом отдела, ответственным за регистрацию запросов.
Регистрация запроса осуществляется в день поступления, время регистрации составляет не более 30 минут.
Запрос заявителя, поступивший после 16:30, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги.
2.12.1. Здание (строение), в котором расположен архивный отдел, оборудовано входом для свободного доступа заявителей в помещение. На первом этаже имеется информационная табличка (вывеска), содержащая полное наименование отдела и режим работы.
2.12.2. Прием заявителей, обратившихся с запросами, проводится специалистом отдела без предварительной записи в установленные настоящим Административным регламентом дни (кабинет 137).
2.12.3. В помещении, предназначенном для работы с заявителями, размещается информационный стенд.
На стенде размещается следующая обязательная информация:
график приема заявителей;
перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
перечень представляемых заявителями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
образец заполнения запроса для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам архивного отдела.
Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, с выделением наиболее важных мест другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.12.4. Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями, а также противопожарной системой, средствами пожаротушения и системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.12.5. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании (строении).
2.12.6. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
2.13. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
В помещениях, где проводится прием заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
2.14. Показатель доступности и качества муниципальной услуги.
Показателем доступности муниципальной услуги является:
информационная доступность (максимальное информационное обеспечение заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги);
физическая доступность (обеспечение представления требуемого объема запрашиваемой информации).
Показателем качества оказания муниципальной услуги является:
своевременность оказания муниципальной услуги;
исполнение запросов - 100%;
соблюдение сроков исполнения запросов в соответствии с настоящим Административным регламентом - 100%.

№ п/п
Наименование показателя качества муниципальной услуги
Единица измерения
Нормативное значение
1
2
3
4
1.
Транспортная и пешеходная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
3.
Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте (arch@adm.lbt.yanao.ru, mail@adm.lbt.yanao.ru)
да/нет
да
4.
Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанных в настоящем Административном регламенте
да/нет
да
5.
Наличие повторных запросов заявителей по предмету ранее предоставленной государственной услуги, вызванных ее неполным или некачественным исполнением
%
0
6.
Отсутствие фактов обжалования заявителями действий (бездействия) должностных лиц, осуществленных в ходе предоставления муниципальной услуги, от общего количества запросов, поступивших за год
%
не более 0,1
7.
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
8.
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
9.
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0
10.
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
11.
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами (прием и выдача документов) при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
2/15
12
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
шт.
0

2.15. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги
Муниципальная услуга не предоставляется в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и в электронной форме.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Блок-схема последовательности действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация запроса;
анализ тематики запроса и направление на исполнение по принадлежности;
подготовка ответа по запросу и выдача (направление) его заявителю;
3.3. Прием и регистрация запроса
3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в архивный отдел либо поступление письменного обращения посредством почтовой связи, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту, а также в электронной форме (в сканированном виде), в том числе с момента реализации технической возможности с использованием Единого портала и/или Регионального портала.
3.3.2. Специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в случае личного обращения заявителя сообщает номер и дату регистрации запроса.
Максимальный срок выполнения действия при приеме запроса в ходе обращения заявителя составляет не более 15 минут.
3.3.3. Письменный запрос заявителя регистрируется в день поступления. Время приема и регистрации запроса составляет не более 30 минут.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.4. При отсутствии контактных реквизитов заявителя (фамилия или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ) ответ заявителю не дается.
3.3.5. По итогам административной процедуры специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, формирует результат административной процедуры по регистрации запроса и передает его в установленном порядке на рассмотрение начальнику отдела.
3.3.6. Результатом административной процедуры является передача принятого запроса должностному лицу, ответственному за организацию предоставления муниципальной услуги, в соответствии с резолюцией начальника отдела либо отказ в приеме запроса.
3.3.7. Продолжительность административной процедуры с момента регистрации запроса до поступления запроса должностному лицу, ответственному за организацию предоставления муниципальной услуги, составляет не более 3 рабочих дней.
3.4. Анализ тематики запроса.
3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение должностным лицом, ответственным за организацию предоставления муниципальной услуги, запроса и указаний по его исполнению.
3.4.2. Начальник отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителей.
3.4.3. Анализ тематики запроса заявителя осуществляется ответственным исполнителем в срок, не превышающий пяти дней с момента регистрации.
Ответственный исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о документах, находящихся на хранении, необходимых для исполнения запроса заявителя.
При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
Ответственный исполнитель письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения, нечетко, неправильно сформулированного запроса (в течение пяти дней с момента поступления).
3.5. Подготовка ответа по запросу и направление его заявителю.
По итогам анализа тематики поступившего в адрес архивного отдела запроса, ответственный исполнитель в течение 5 дней со дня регистрации запроса:
при наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги готовит заявителю письменное уведомление об отказе в предоставлении услуги с указанием причины отказа и порядка его обжалования;
при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в архивном отделе, приступает к исполнению данного запроса;
при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях автономного округа и (или) организациях направляет запрос по принадлежности;
в случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса в архивном отделе, ответственный исполнитель письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации;
в случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя;
в случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса (отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений и т.д.). При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений автономного округа, архивных учреждений других субъектов Российской Федерации и (или) организаций.
В случае поступления заявления от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, называется причина, по которой запрос не был принят к исполнению, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ. Далее дается рекомендация обратиться в организацию, имеющую право на доступ к конфиденциальной информации.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника отдела и печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника отдела.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах его рассмотрения.
3.6. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.
При поступлении в архивный отдел запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса.
Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и дальнейшая работа с ним ведется в установленном для письменного запроса порядке.
В электронном виде результат муниципальной услуги не предоставляется.

IV. Формы контроля за исполнением
Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела.
4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего Административного регламента.
4.3. Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества исполнения муниципальной услуги определяется начальником архивного отдела.
Проведение внеплановых проверок осуществляется в связи с конкретным обращением заявителя.
4.4. Контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляет заместитель главы Администрации, управляющий делами Администрации города Лабытнанги.
4.5. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
4.6. В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности Администрации города Лабытнанги при предоставлении муниципальной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги и возможности рассмотрения обращений (жалоб) в процессе получения муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) исполнителя муниципальной услуги,
а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений сотрудников архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.
5.2. Жалоба заявителя на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги подается в Администрацию города Лабытнанги в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.
5.3. Жалоба должна содержать:
а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя (при наличии) и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.5. Прием жалоб в письменной форме осуществляется в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется).
Время приема жалоб соответствует графику приема заявителей, установленному пунктом 1.3.1 настоящего Административного регламента.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.6. С момента реализации технической возможности жалоба в электронном виде может быть подана заявителем посредством:
а) официального сайта Администрации города Лабытнанги в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
б) Регионального портала и/или Единого портала.
5.7. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.4 настоящего раздела, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.8. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, рассматриваются заместителем главы Администрации, управляющим делами Администрации города Лабытнанги, непосредственно курирующим архивный отдел.
5.9. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.8 настоящего раздела, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
5.10. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
в) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
г) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами;
е) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами;
ж) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.12. Жалоба, поступившая в Администрацию города Лабытнанги, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.13. По результатам рассмотрения жалобы Администрация города Лабытнанги принимает одно из следующих решений:
а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
б) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.14. При удовлетворении жалобы принимаются исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
5.15. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
5.16. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
в) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование заявителя;
г) основания для принятия решения по жалобе;
д) принятое по жалобе решение;
е) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.17. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Администрации города Лабытнанги.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
5.18. Администрации города Лабытнанги отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.19. Администрация города Лабытнанги при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.20. Администрация города Лабытнанги оставляет жалобу без ответа в следующих случаях:
а) в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
б) текст жалобы не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.21. Заявитель имеет право:
а) получать информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалоб;
б) в случае несогласия с решением, принятым по результатам рассмотрения жалобы, обжаловать его в суде в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.





Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления архивным отделом
(муниципальным архивом)
Администрации города Лабытнанги
муниципальной услуги "Исполнение
тематического запроса организации
или гражданина"

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАПРОС
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной
копии по документам архивного отдела (муниципального архива)
Администрации города Лабытнанги

Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) лица, запрашивающего информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность

Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), год рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)

На чье имя выписывать архивную информацию

Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации:
1. Жилье (выделение, дарение, наследование, купля-продажа, обмен, приватизация, постановка на очередь).
2. Ввод объекта в эксплуатацию.
3. Отвод земельных участков.
4. Переименование улиц, номеров домов.
5. Другая тема (указать какая)

Для какой цели запрашивается архивная информация

Выслать по почте или передать при личном посещении

Адрес, по которому направить справку, телефон
(домашний, рабочий, сотовый)


Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с
соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя
запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

____________________ 20___ г. Подпись ____________________________
(дата) (подпись заявителя)





Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления архивным отделом
(муниципальным архивом)
Администрации города Лабытнанги
муниципальной услуги "Исполнение
тематического запроса организации
или гражданина"

БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ


Запрос заявителя

V

Регистрация запроса

V

Рассмотрение запроса начальником > Передача на
отдела исполнение
ответственному
специалисту

V

Анализ тематики запроса.
Принятие решения о возможности исполнения

V Да V Нет

В запросе достаточно данных Отсутствие достаточных данных для
для его исполнения исполнения запроса; отсутствие
запрашиваемых сведений в архиве;
отсутствие у автора запроса права на
получение запрашиваемых сведений

V V V V

Подготовка Уведомление Направление Мотивированный
архивных справок, заявителя о запроса по отказ и
архивных выписок, предоставлении принадлежности разъяснение
архивных копий дополнительных для исполнения дальнейших
сведений для действий
исполнения
запроса

V V

Направление исполненного запроса Уведомление заявителя о
заявителю направлении запроса по
принадлежности

V V V

Предоставление муниципальной услуги завершено



------------------------------------------------------------------