Постановление Администрации города Лабытнанги от 17.07.2015 N 583 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги муниципальной услуги "Исполнение запросов иностранных граждан"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 июля 2015 г. № 583
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ (МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ) АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ
ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", руководствуясь ст. 33 Устава муниципального образования город Лабытнанги, Администрация города Лабытнанги постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Лабытнанги муниципальной услуги "Исполнение запросов иностранных граждан".
2. Признать утратившими силу постановления Администрации города Лабытнанги:
от 08.04.2011 № 194 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги (муниципальным архивом) муниципальной услуги "Исполнение запросов иностранных граждан";
от 15.05.2013 № 285 "О внесении изменений в Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации города Лабытнанги (муниципальным архивом) муниципальной услуги "Исполнение запросов иностранных граждан".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Лабытнанги.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации, управляющего делами Администрации города Лабытнанги Андрееву И.А.
Глава Администрации
О.Л.ЧЕРЕВКО
Утвержден
постановлением Администрации
города Лабытнанги
от 17 июля 2015 г. № 583
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ (МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ)
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН"
I. Общие положения
1.1. Предмет регулирования административного регламента.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов иностранных граждан" (далее - Административный регламент, муниципальная услуга) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон № 210-ФЗ), в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Круг заявителей.
Заявителями в соответствии с настоящим Административным регламентом являются:
физические лица, не являющиеся гражданами Российской Федерации и имеющие доказательства наличия гражданства (подданства) иностранного государства, обратившиеся на законных основаниях за получением и использованием информации, предоставляемой архивным отделом на основе архивных документов;
юридические лица;
лица, наделенные заявителями полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Лабытнанги, возникшем в ходе предоставления муниципальной услуги (далее - заявители).
Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе) или лицо, наделенное полномочиями выступать от имени субъекта персональных данных.
1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
1.3.1. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией города Лабытнанги и непосредственно реализуется через архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги (далее - архивный отдел, отдел).
Администрация города Лабытнанги расположена по адресу: 629400, ЯНАО, г. Лабытнанги, площадь В. Нака, д. 1, телефон: (34992) 57070 (внутр. 1041), факс: (34992) 50903, адрес интернет-сайта Администрации: adminlbt.ru, адрес электронной почты Администрации: mail@adm.lbt.yanao.ru.
Архивный отдел располагается в здании Администрации города Лабытнанги (кабинеты 133, 137, 138) по адресу: 629400, ЯНАО, г. Лабытнанги, площадь В. Нака, д. 1,
телефон: (34992) 57070 (внутр. 1120, 1122, 1123),
факс: (34992) 57070 (внутр. 1723),
адрес электронной почты архивного отдела: arch@adm.lbt.yanao.ru.
График работы архивного отдела, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных ст. 112 Трудового кодекса Российской Федерации:
понедельник
0830 - 1800
вторник - пятница
0830 - 1700
перерыв на обед
1230 - 1400
суббота, воскресенье
выходные дни.
В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы архивного отдела изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).
График приема заявителей в архивном отделе (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):
вторник
0830 - 1700
четверг
0830 - 1700
перерыв на обед
1230 - 1400.
1.3.2. Информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления производится:
непосредственно специалистами отдела;
с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: телефон: (34992) 57070 (внутр. 1120, 1122, 1123);
электронный адрес почтового ящика E-mail: arch@adm.lbt.yanao.ru;
посредством размещения в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Региональный портал) и/или "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал), на Официальном Интернет-сайте Администрации города Лабытнанги, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на стендах в помещении Администрации города Лабытнанги.
1.3.3. Для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
в устной форме лично или по телефону к специалистам отдела, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
в письменной форме лично или почтой в адрес архивного отдела;
в письменной форме по адресу электронной почты архивного отдела и Администрации города Лабытнанги.
1.3.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устной и письменной.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 10 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
1.3.5. Ответ на обращение дается в течение 10 дней со дня регистрации письменного обращения в архивном отделе.
Специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
Ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником отдела (уполномоченным им лицом) и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия заинтересованного лица, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги.
Исполнение запросов иностранных граждан.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальную услугу по исполнению запросов иностранных граждан предоставляет архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги.
Сотрудники архивного отдела не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
предоставление информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
направление запроса по принадлежности;
отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путем получения заявителем:
информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
уведомления о направлении запроса по принадлежности;
уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса заявителя в архивном отделе.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок рассмотрения может быть продлен начальником отдела либо уполномоченным им лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.06.2014 № 440 "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Лабытнанги".
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Для получения муниципальной услуги заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации на бланке установленной формы согласно приложению № 1 к настоящему Административному регламенту лично либо через уполномоченного представителя согласно приложению № 2 к настоящему Административному регламенту либо направляет в адрес архивного отдела письменный запрос, используя средства почтовой связи, по электронной почте, либо с момента реализации технической возможности в форме электронного документа с использованием Единого портала и/или Регионального портала.
В поступившем в архивный отдел запросе должны быть указаны:
фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) лица, о котором запрашивается документ;
год и место его рождения;
адрес его места жительства;
гражданство этого лица;
подпись, дата;
форма получения информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);
интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемых документов;
цель получения документов.
Заявитель прилагает к запросу копию документа, подтверждающего право получения конфиденциальных персональных данных (копию паспорта или иного документа, подтверждающего личность).
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также оформляется запрос о предоставлении необходимой информации на бланке установленной формы, согласно приложению № 2 к настоящему Административному регламенту, в единственном экземпляре.
Для получения результата муниципальной услуги посредством личного обращения заявитель представляет следующие документы:
документ, удостоверяющий личность;
доверенность, выданную в установленном законодательством Российской Федерации порядке на предоставление интересов заявителя.
Специалисты отдела не вправе требовать от заявителя представления иных документов, не указанных в перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7. Основание для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания в приеме документов отсутствуют.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
несоответствие запроса требованиям настоящего Административного регламента;
отсутствие запрашиваемой информации.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга оказывается на безвозмездной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
При личном представлении запроса заявителя время ожидания в очереди должно составлять не более 15 минут. Прием заявителей осуществляется в установленные настоящим Административным регламентом дни.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Поступивший в архивный отдел письменный запрос заявителя регистрируется специалистом отдела, ответственным за регистрацию запросов.
Регистрация запроса осуществляется в день поступления, время регистрации составляет не более 30 минут.
Запрос заявителя, поступивший после 1630, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги.
2.12.1. Здание (строение), в котором расположен архивный отдел, оборудовано входом для свободного доступа заявителей в помещение. На первом этаже имеется информационная табличка (вывеска), содержащая полное наименование отдела и режим работы.
2.12.2. Прием заявителей, обратившихся с запросами, проводится специалистом отдела без предварительной записи в установленные настоящим Административным регламентом дни (кабинет 137).
2.12.3. В помещении, предназначенном для работы с заявителями, размещается информационный стенд.
На стенде размещается следующая обязательная информация:
график приема заявителей;
перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
перечень представляемых заявителями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
образец заполнения запроса для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам архивного отдела.
Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, с выделением наиболее важных мест другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.12.4. Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями, а также противопожарной системой, средствами пожаротушения и системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.12.5. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании (строении).
2.12.6. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
2.13. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
В помещениях, где проводится прием заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
2.14. Показатель доступности и качества муниципальной услуги.
Показателем доступности муниципальной услуги является:
информационная доступность (максимальное информационное обеспечение заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги);
физическая доступность (обеспечение представления требуемого объема запрашиваемой информации).
Показателем качества оказания муниципальной услуги является:
своевременность оказания муниципальной услуги;
исполнение запросов - 100%;
соблюдение сроков исполнения запросов в соответствии с настоящим Административным регламентом - 100%.
№ п/п
Наименование показателя качества муниципальной услуги
Единица измерения
Нормативное значение
1
2
3
4
1.
Транспортная и пешеходная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
3.
Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте (arch@adm.lbt.yanao.ru, mail@adm.lbt.yanao.ru)
да/нет
да
4.
Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанных в настоящем Административном регламенте
да/нет
да
5.
Наличие повторных запросов заявителей по предмету ранее предоставленной государственной услуги, вызванных ее неполным или некачественным исполнением
%
0
6.
Отсутствие фактов обжалования заявителями действий (бездействия) должностных лиц, осуществленных в ходе предоставления муниципальной услуги, от общего количества запросов, поступивших за год
%
не более 0,1
7.
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
8.
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
9.
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0
10.
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)
да/нет
да
11.
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами (прием и выдача документов) при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
2/15
12.
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
шт.
0
2.15. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги.
Муниципальная услуга не предоставляется в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме
3.1. Блок-схемы последовательности действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги содержатся в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация запроса;
анализ тематики запроса и направление на исполнение по принадлежности;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях;
подготовка ответа по запросу и выдача (направление) его заявителю.
3.3. Прием и регистрация запроса.
3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в архивный отдел либо поступление письменного обращения посредством почтовой связи, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту, а также в электронной форме (в сканированном виде), в том числе с момента реализации технической возможности с использованием Единого портала и/или Регионального портала.
3.3.2. Специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в случае личного обращения заявителя сообщает номер и дату регистрации запроса.
Максимальный срок выполнения действия при приеме запроса в ходе обращения заявителя составляет не более 15 минут.
3.3.3. Письменный запрос заявителя регистрируется в день поступления. Время приема и регистрации запроса составляет не более 30 минут.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.4. При отсутствии контактных реквизитов заявителя (фамилия или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ) ответ заявителю не дается.
3.3.5. По итогам административной процедуры специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, формирует результат административной процедуры по регистрации запроса и передает его в установленном порядке на рассмотрение начальнику отдела.
3.3.6. Результатом административной процедуры является передача принятого запроса должностному лицу, ответственному за организацию предоставления муниципальной услуги, в соответствии с резолюцией начальника отдела.
3.3.7. Продолжительность административной процедуры с момента регистрации запроса до поступления запроса должностному лицу, ответственному за организацию предоставления муниципальной услуги, составляет не более 3 рабочих дней.
3.4. Анализ тематики запроса и направление на исполнение по принадлежности.
3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение должностным лицом, ответственным за организацию предоставления муниципальной услуги, запроса и указаний по его исполнению.
3.4.2. Начальник отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителей.
3.4.3. Анализ тематики запроса заявителя осуществляется ответственным исполнителем в срок, не превышающий пяти дней с момента поступления.
Ответственный исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о документах, находящихся на хранении, необходимых для исполнения запроса заявителя.
При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
Ответственный исполнитель письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения, нечетко, неправильно сформулированного запроса (в течение пяти рабочих дней с момента поступления).
По итогам анализа тематики поступившего в адрес архивного отдела запроса ответственный исполнитель в течение 5 дней с момента поступления при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в архивном отделе, приступает к исполнению данного запроса.
3.4.4. Направление запроса заявителя на исполнение по принадлежности и информирование заявителя о результатах рассмотрения запроса.
При отсутствии запрашиваемых сведений ответственный исполнитель в течение пяти дней направляет запрос по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса.
Архивный отдел письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.
В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела.
Архивные учреждения по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из архивного отдела, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии) или при необходимости направляют запрос в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса, с указанием о направлении ответа в адрес соответствующего архивного учреждения.
Архивные учреждения письменно уведомляют архивный отдел о направлении запроса на исполнение по принадлежности в организации.
Архивные учреждения получают ответы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии) от организаций и направляют их в архивный отдел.
Специалисты архивного отдела анализируют полученные ответы из архивных учреждений, организаций, оценивают полноту полученной информации.
Архивный отдел на основе ответов архивных учреждений и (или) организаций готовит информационное письмо с приложением поступивших из архивных учреждений и (или) организаций информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий для ответа на запрос заявителя.
Информационное письмо архивного отдела с необходимыми материалами направляется в адрес Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, далее в Федеральное архивное агентство или МИД России.
Блок-схемы последовательности действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги содержатся в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.
3.5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Муниципальную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных архивным отделом, оказывает Управление
Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу (далее - Управление).
Представителем на подачу заявлений о проставлении апостиля от имени архивных учреждений и организаций, расположенных на территории автономного округа, в Управлении выступает Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.
3.6. Подготовка и направление ответа по запросу.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
В случае если запрос поступил из службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, ответы направляются непосредственно в ее адрес или адрес, указанный службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в сопроводительном письме к запросу.
Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через МИД России.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника отдела и печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника отдела.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и о результатах рассмотрения проинформирована служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.
3.7. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.
При поступлении в архивный отдел запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса.
Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и дальнейшая работа с ним ведется в установленном для письменного запроса порядке.
В электронном виде результат муниципальной услуги не предоставляется.
IV. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела.
4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего Административного регламента.
4.3. Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества исполнения муниципальной услуги определяется начальником архивного отдела.
Проведение внеплановых проверок осуществляется в связи с конкретным обращением заявителя.
4.4. Контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляет заместитель главы Администрации, управляющий делами Администрации города Лабытнанги.
4.5. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
4.6. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности Администрации города Лабытнанги при предоставлении муниципальной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги и возможности рассмотрения обращений (жалоб) в процессе получения муниципальной услуги.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) исполнителя муниципальной услуги,
а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений сотрудников архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.
5.2. Жалоба заявителя на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги подается в Администрацию города Лабытнанги в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.
5.3. Жалоба должна содержать:
а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием
(бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя (при наличии) и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.5. Прием жалоб в письменной форме осуществляется в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется).
Время приема жалоб соответствует графику приема заявителей, установленному пунктом 1.3.1 настоящего Административного регламента.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.6. С момента реализации технической возможности жалоба в электронном виде может быть подана заявителем посредством:
а) официального сайта Администрации города Лабытнанги в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
б) Регионального портала и/или Единого портала.
5.7. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.4 настоящего раздела, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.8. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, рассматриваются заместителем главы Администрации, управляющим делами Администрации города Лабытнанги, непосредственно курирующим архивный отдел.
5.9. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.8 настоящего раздела, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
5.10. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
в) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
г) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами;
е) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами;
ж) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.12. Жалоба, поступившая в Администрацию города Лабытнанги, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.13. По результатам рассмотрения жалобы Администрация города Лабытнанги принимает одно из следующих решений:
а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
б) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.14. При удовлетворении жалобы принимаются исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
5.15. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
5.16. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
а) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
в) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или наименование заявителя;
г) основания для принятия решения по жалобе;
д) принятое по жалобе решение;
е) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.17. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Администрации города Лабытнанги.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
5.18. Администрация города Лабытнанги отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.19. Администрация города Лабытнанги при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.20. Администрация города Лабытнанги оставляет жалобу без ответа в следующих случаях:
а) в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
б) текст жалобы не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.21. Заявитель имеет право:
а) получать информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалоб;
б) в случае несогласия с решением, принятым по результатам рассмотрения жалобы, обжаловать его в суде в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Приложение № 1
к Административному регламенту
предоставления архивным отделом
(муниципальным архивом)
Администрации города Лабытнанги
муниципальной услуги "Исполнение
запросов иностранных граждан"
ЗАПРОС
иностранного гражданина по истребованию документов из России
(в случае личного обращения) для оформления архивной
справки, архивной выписки, архивной копии по документам
архивного отдела (муниципального архива)
Администрации города Лабытнанги
Вопросы
Ответы
1. Фамилия, имя и отчество гражданина, о котором запрашивается документ (если фамилия менялась - укажите их все)
2. Год и место рождения этого гражданина (укажите область, район, город, деревню, поселок)
3. Гражданство этого гражданина (если гражданство менялось - укажите их все)
4. Какой документ запрашивается:
а) документ об образовании - укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания;
б) документ о стаже работы - укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали;
в) сведения о заработной плате;
г) другой документ (указать какой)
5. Для какой цели запрашивается документ
6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается
7. Документ, удостоверяющий личность (номер, кем и когда выдан)
8. Дата заполнения запроса
9. Подпись гражданина
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.
Приложение № 2
к Административному регламенту
предоставления архивным отделом
(муниципальным архивом)
Администрации города Лабытнанги
муниципальной услуги "Исполнение
запросов иностранных граждан"
ЗАПРОС
иностранного гражданина по истребованию документов из России
(для истребования сведений, содержащих персональные данные
о третьих лицах) для оформления архивной справки, архивной
выписки, архивной копии по документам архивного отдела
(муниципального архива) Администрации города Лабытнанги
Вопросы
Ответы
Данные о гражданине, о котором запрашивается документ
1. Фамилия, имя и отчество гражданина, о котором запрашивается документ (если фамилия менялась - укажите их все)
2. Год и место рождения этого гражданина (укажите область, район, город, деревню, поселок)
3. Гражданство этого гражданина (если гражданство менялось - укажите их все)
4. Какой документ запрашивается:
а) документ об образовании - укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания;
б) документ о стаже работы - укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали;
в) сведения о заработной плате;
г) другой документ (указать какой)
5. Для какой цели запрашивается документ
6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается
Данные о гражданине, заполнившем запрос
7. Фамилия, имя, отчество гражданина, запрашивающего документ
8. Документ, удостоверяющий личность (номер, кем и когда выдан)
9. Доверенность (номер, дата)
10. Год и место рождения
11. Гражданство (если гражданство менялось - укажите их все
12. Родственные отношения с гражданином, на имя которого запрашиваются документы
13. Адрес места жительства
14. Дата заполнения запроса
15. Подпись гражданина
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя запрос, Вы даете согласие на обработку персональных данных.
Приложение № 3
к Административному регламенту
предоставления архивным отделом
(муниципальным архивом)
Администрации города Лабытнанги
муниципальной услуги "Исполнение
запросов иностранных граждан"
БЛОК-СХЕМА № 1
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
Запрос заявителя
\/ \/
Служба по делам архивов Заявитель, проживающий в
ЯНАО странах СНГ
\/
Регистрация запроса
\/
Рассмотрение запроса > Передача на исполнение
начальником отдела ответственному лицу
\/
Анализ тематики запроса.
Принятие решения о возможности исполнения
\/ да \/ нет
В запросе достаточно данных Отсутствие достаточных
для его исполнения данных для исполнения
запроса; отсутствие
запрашиваемых сведений в
архиве; отсутствие у
автора запроса права на
получение запрашиваемых
сведений
\/
Подготовка Уведомление Службы по Направление Мотивированный
архивных делам архивов ЯНАО или запроса по отказ и
справок, заявителя о принадлежности разъяснение
архивных предоставлении для исполнения дальнейших
выписок, дополнительных сведений действий
архивных копий для исполнения запроса
\/ \/
Направление исполненного Уведомление Службы по
запроса в Службу по делам делам архивов ЯНАО или
архивов ЯНАО или заявителю заявителя о
направлении запроса по
принадлежности
\/ \/ \/
Предоставление муниципальной услуги завершено
БЛОК-СХЕМА № 2
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
(В СЛУЧАЕ ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ)
Запрос
\/ \/
Служба по делам архивов Заявитель, проживающий за
ЯНАО рубежом
\/
Начало предоставления муниципальной услуги.
Регистрация запроса
\/
Рассмотрение запроса Передача запроса на
> исполнение ответственному
лицу
\/
Анализ тематики запроса.
Принятие решения о возможности исполнения запроса
нет да
\/ \/ \/
Уведомление Службы по Подготовка Направление запроса на
делам архивов или архивных справок, исполнение в другое
заявителя о предоставлении архивных выписок, архивное учреждение и
дополнительных сведений архивных копий (или) организацию
для исполнения запроса
\/
Подготовка архивным
отделом информационного
письма с приложением
полученных документов из
архивных учреждений и
(или) организаций
\/
Отправка архивных справок
в Службу по делам архивов
> ЯНАО для проставления
апостиля (в случае
принятия решения)
\/
Предоставление муниципальной услуги завершено
------------------------------------------------------------------