Постановление Избирательной комиссии ЯНАО от 30.07.2015 N 122/1075-5 "Об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа"
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 июля 2015 г. № 122/1075-5
ОБ АРХИВЕ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации", Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2015 года № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе", Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
1. Создать архив Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.
2. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.
3. Руководителям структурных подразделений Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить строгое соблюдение установленных правил и порядка работы с документами.
4. Территориальным избирательным комиссиям Ямало-Ненецкого автономного округа до 1 января 2016 года предоставить решения об архиве соответствующей территориальной избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.
5. Направить настоящее постановление и приложение к нему в ГКУ "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа", территориальные избирательные комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.
6. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа", разместить на официальном сайте Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Документы ИК ЯНАО"/подразделе "Постановления ИК ЯНАО" и задаче "Право ГАС "Выборы".
7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасову.
Председатель
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
А.Н.ГИБЕРТ
Секретарь
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
О.А.ТАРАСОВА
Приложение
Утверждено
постановлением Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 30 июля 2015 года № 122/1075-5
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
1. Общие положения
1.1. Документы Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Избирательная комиссия), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, относятся к Архивному фонду Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации", хранятся в Избирательной комиссии.
1.2. Избирательная комиссия обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, образующихся в процессе деятельности Избирательной комиссии, производятся силами и за счет Избирательной комиссии.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Избирательной комиссии, несут ответственность должностные лица Избирательной комиссии в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Избирательной комиссии для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Избирательная комиссия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.
1.4. Деятельность архива Избирательной комиссии организуется в соответствии с законодательством Российской Федерации, автономного округа, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Избирательной комиссии, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и настоящим Положением.
1.5. Положение об архиве Избирательной комиссии разрабатывается на основании основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года, и утверждается Председателем Избирательной комиссии, основных правил работы ведомственных архивов, одобренных коллегией Главархива СССР 28 августа 1985, Приказа Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263.
1.6. Контроль за деятельностью архива Избирательной комиссии осуществляет секретарь Избирательной комиссии.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством Избирательной комиссии документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, создание научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Избирательной комиссии, на государственное хранение с соблюдением правил, установленных Федеральным архивным агентством, законодательством Российской Федерации и автономного округа.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Избирательной комиссии.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает документы структурных подразделений Избирательной комиссии, обработанные в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, законодательством Российской Федерации и автономного округа, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит их.
3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, представляет описи на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и осуществляет прием документов постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу в архив Избирательной комиссии.
3.2.3. Осуществляет учет и периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
3.2.5. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников Избирательной комиссии о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- выдает в установленном порядке дела для исполнения запросов организаций и по заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, составляет акты о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения.
3.2.7. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, разрабатывает сводную номенклатуру дел Избирательной комиссии, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также подготовку дел к передаче в архив Избирательной комиссии.
3.2.8. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Избирательной комиссии.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в процессе деятельности Избирательной комиссии.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Избирательной комиссии.
4.2. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям Избирательной комиссии по вопросам, входящим в компетенцию архива.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений Избирательной комиссии сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций несет работник Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, назначенный ответственным за ведение архива и делопроизводства в Избирательной комиссии.
5.2. Обязанности и ответственность сотрудника, назначенного ответственным за ведение архива Избирательной комиссии, определяются должностным регламентом, утвержденным в установленном порядке.
------------------------------------------------------------------